本文主要介绍以下内容：

◆应收模块的基础知识；

◆组织结构；

◆主数据（客户）；

◆发票处理；

◆收款及清账；

◆预收款。

◆应收票据；

◆其他特别总账业务；

◆客户余额查询；

◆定期处理（月末及年末年初的操作）；

◆应收模块报表；

◆应收模块设计的流程和方案要点。

1、基础知识

本节介绍应收模块的基本功能以及该模块与其他模块的关联关系。

1.1、 应收模块的基本功能

应收（AR）模块是“应收会计模块”的中文简称，它是财务会计（FI）模块的一个子模块，是主要处理与客户相关业务的模块。

它的基本功能有客户主数据维护、发票处理、收款处理、杂项业务（预收款、应收票据、其他应收款）处理、客户余额查询、定期事务处理等。在这些功能中，客户主数据维护属基础数据维护；发票处理、收款处理、杂项业务处理和客户余额查询属于日常操作；定期事务处理则主要是月末和年末年初的操作。

1.2、 应收模块与其他模块的集成

与应收模块集成的模块主要有总账模块和销售与分销模块（以下简称“销售模块”）。

应收模块录入凭证时，使用的科目是在总账模块中定义的；凭证过账后，可以在总账模块查询到，而它对相关科目余额的影响，也体现在总账模块中。月末，对客户的外币业务进行重估时，重估产生的凭证也直接形成总账凭证。

应收模块与销售模块的集成，应从整个销售业务流程来认识。销售业务流程如图3-1所示。

销售业务流程包括创建订单、创建交货单、发货过账、出具发票、发票“批准至会计”形成应收款，直至最后收款。

从图3-1中可以看出，应收业务是销售模块业务的延续，它的发票主要来自销售模块的开票动作。销售模块的发票“批准至会计”后，即可在应收模块查询到客户的未清项和发生额。因此，在应收模块内部，虽然也有发票处理功能，但那不过是针对少量不通过SD集成业务产生的发票所做的处理。

除了开票，应收模块与销售模块集成的另一个方面体现在信用管理方面。

销售模块管理着客户的信用额度，并实时计算客户信用额度的占用金额和余额。信用余额=客户的信用额度-客户的未清应收款-已发货未开票的应收金额-已下单未发货的应收金额。这里的未清应收款就来自应收模块。如果发票没有被清账，即形成“未清应收款”；如果收款没有被清账，也形成“未清应收款”，只是体现为负数项。

除总账模块和销售模块外，凡是牵涉与客户相关的业务，也都会与应收模块有关联。例如，固定资产在报废时，如果是以销售的形式报废，则会牵涉对客户记入应收账。这就是应收模块与资产模块的集成。

图3-1

2、 组织结构

应收模块与总账模块同样作为FI模块的子模块，其组织结构和总账模块的组织结构相同，也要使用公司代码来处理业务。也就是说，一个客户如果和企业集团中的多个公司代码有交易发生，一定要区分是在哪个公司代码下进行；将来查询客户余额时，也要明确是在哪个公司代码下发生的余额。

如果有细分事业部的要求，可能还会使用到业务范围、利润中心甚至“段”。

除了了解应收模块自身的组织结构外，还有必要了解与其关联模块的组织结构。与应收模块关联较密切的销售模块，其组织结构为销售组织（sales organization）、分销渠道（distribution channel）、产品组（division）。三者的组合，称为销售范围（sales area）。销售范围是销售模块处理业务的基础，在下达每一个销售订单时，都必须明确属于哪个销售范围。销售范围与FI中的公司代码是多对一的关系，如图3-2所示。

图3-2

这意味着，在一个销售范围内处理的销售业务，在将来开票时，能够很明确地将应收款和收入反映到对应的公司代码中。

3、 主数据维护：客户

本节首先了解客户的基本概念，然后介绍客户的增加、更改、显示、冻结和删除的具体操作。

3.1、 客户的概念

客户是应收业务处理的基础。处理发票和收款时，要明确是针对哪个客户开出的发票或对哪个客户的收款。

客户，有狭义和广义之分。狭义的客户是指从企业购买产品的对方单位；广义的客户是指对企业有债务关系（不管是否因购买产品而形成的）的对方单位或个人。在SAP的应收模块，处理的客户是指广义的客户。因此，它既包括从企业购买产品的常规客户，也包括对企业有欠款的各种单位或个人。例如，企业向纯净水供应商租用纯净水桶，缴纳的押金形成了“其他应收款”，在水桶无损坏的情况下，纯净水供应商将来应该偿还这一笔押金（对企业形成欠款）。因此，纯净水供应商也相当于企业的客户。再例如，企业的员工出差时，向企业财务部门借款，形成“其他应收款”，这笔欠款也应持续跟踪，直至收回，因此，借款的员工也应作为企业的“客户”定义。

在SAP中定义客户时，客户的属性分为3个视图，即基本视图、公司代码视图、销售视图。3个视图维护的内容如表3-1所示。

表3-1 客户主数据的3个视图

3个视图中，基本视图是必须设置的，公司代码视图和销售视图是按需要设置的。很显然，如果一个客户是从企业购买产品的常规客户，则必须同时设置3个视图的属性；而如果一个客户仅是在财务上有“其他应收款”的记账需求，其业务并不与销售模块集成（通常称之为“财务专用客户”），则只需设置基本视图和公司代码视图；如果一个客户仅需处理查询报价业务，并没有后续的销售订单业务，则可以只设置基本视图和销售视图（在这种情况下，此类客户一般不设置到系统中，相关的查询报价也不录入系统）。

3.2、 客户的创建

客户的创建有多个路径，取决于需要创建哪个视图。这些路径和视图的对应关系如表3-2所示。

表3-2 客户主数据创建的路径和事务代码

例如，对于财务专用客户，只需要基本视图和公司代码视图信息，因此在事务代码FD01中设置即可。

延伸思考1

客户的账户组有何作用？

同会计科目有“科目组”一样，客户的账户也有账户组。它是对客户从某些属性上所做的一种划分，这种划分决定了：①该客户的编号方式（人工编号还是自动编号）及编号范围；②是否属于一次性客户；③客户主数据上字段的状态（可选/必输/隐藏）。以下逐一说明。

延伸思考2

一次性客户如何使用？

在客户账户组中，提到了一次性客户。一次性客户一般具有以下特点：业务不稳定，可能只是一次性交易；交易金额不大；应收挂账在短期内能够收回。针对这样的客户，如果每个客户都建立一个主数据，势必造成系统数据的冗余，因此只需建立一个客户编号，循环使用即可。为此，要专设一个账户组（一次性客户账户组），赋予专门的客户编号。该客户在定义时应该有以下特点：①名称无须固定，直接写为“一次性客户”即可；②地址、电话、增值税登记号、银行账号、联系人等属性可以不设置，因此可以直接从账户组层面将这些字段隐藏。

图3-13（1）~图3-13（3）依次显示了IDES中创建的一次性客户的3个视图。

图3-13（1）

图3-13（2）

在使用一次性客户操作业务时，系统会弹出新的子界面，提示用户输入明确的客户名称、地址、电话等信息。例如，在IDES使用客户10009输入销售订单时，系统弹出“来自主数据的地址为售达方（凭证抬头）”界面，要求进一步输入客户明细信息，如图3-14所示。

图3-13（3）

在应收模块给一次性客户直接输入发票或输入收款时，系统也会出现这样的子界面.

4、 客户发票的处理

应收模块的发票，既有可能来自于SD模块的集成，也有可能是手工输入的。前者是销售业务形成的，后者是零星的非主营业务形成的。本节介绍两种发票操作的方式。

4.1、 来自销售模块的发票

销售业务流程一般包括销售订单、创建交货单、发货过账、出具发票、发票“批准至会计”形成应收款。因此，发票一般是在交货单发货过账后才形成的，也就是说，对客户的发票是基于交货单开具的。

事实上，也存在“基于销售订单的发票”，即不通过发货而直接开具发票，如对客户返利的发票（通常称为“贷项通知单”，credit memo），再比如针对服务类型的销售订单开出的发票。

本书主要介绍“基于交货单的发票”。通常情况下，交货单发货过账时，系统产生的会计凭证如下。

Dr：销售成本

Cr：产成品

过账日期为交货单上的“实际发货日期”（actual goods issue date），金额取自产成品的标准成品。

开具的发票“批准至会计”时，系统产生的会计凭证如下。

Dr：应收账款（客户）

Cr：销售收入

Cr：应交税金-应交增值税（销项税）

过账日期为发票上的“出具发票日期”（billing date），应收金额取自发票上的含税总金额。根据会计的“匹配原则”，销售收入和销售成本必须在同一会计期确认，SAP会将“出具发票日期”默认为“实际发货日期”。

在某些特殊的行业，如大型设备制造行业、工程施工行业，发货和开票不一定在同一会计期，为了实现“匹配原则”，往往需要通过“发出商品”科目过渡。

在这种情况下，发货时产生的凭证如下。

Dr：发出商品

Cr：产成品

发出商品的金额为产成品的标准成本。此时，产品的所有权还属于企业自身，“发出商品”作为存货体现在资产负债表中。待数个月后，大型设备或工程施工得到客户的验收确认，再开具发票，发票“批准至会计”时，系统产生的会计凭证如下。

Dr：应收账款（客户）

Cr：销售收入

Cr：应交税金-应交增值税（销项税）

Dr：销售成本

Cr：发出商品

即同时确认销售收入、结转销售成本。

提示

通过“发出商品”过渡的业务，需要在SAP中，SD模块进行特殊的配置，将定价过程中的成本作为“应计项”（accrual item），待开具发票时调出来，结转销售成本。

在SAP中，发票和交货单的对应关系可以有多种情况，如图3-45所示。

5、 收款及清账

在SAP中，处理收款要达到两个效果：一要实现会计凭证的处理；二要实现清账，即将收款与应收款对应核销。可以在收款的同时清账（俗称“边收边清”），也可以先做收款事后清账。本节分别介绍这两种方式。

5.1、 收款同时清账

企业的收款有现金收款、银行存款收款、承兑汇票（银行承兑或商业承兑）收款等多种方式。收款的会计处理一般为借记相应科目（现金、银行存款、应收票据等），贷记应收账款。

延伸思考1

部分清账与剩余清账有什么不同？

在步骤2中提到了两种清账方法，即部分清账和剩余清账。部分清账是输入要支付的金额；而剩余清账是输入“针对未清项付款后还剩余的”金额。例如，收款金额为3500欧元，而要清账的发票是4000欧元，如果是部分清账，则“支付金额”输入3500，如图3-83（1）所示；如果是剩余清账，则“剩余项目”输入500，如图3-83（2）所示。

图3-83（1）

图3-83（2）

如果收款金额和发票金额一致（假设为4000欧元），即全额收到款项，在此情况下，不管使用“部分支付”选项卡操作（输入支付金额4000欧元）还是使用“剩余项目”选项卡操作（输入剩余金额0欧元），最终效果都是一样的：发票和收款形成的应收项都被清账。

但如果收款金额不等于发票金额，采用两种方式操作，在生成的凭证上是不一致的。仍以前面的图3-83（1）和图3-83（2）为例，来分析两种方式的区别。

先来看部分支付的效果。制作收款凭证，对应收发票凭证1800000000进行部分支付，产生的凭证如图3-84所示。

图3-84

其中，第2个行项目是未清的，而且，原发票的应收4000也是未清的。这一点可以从客户行项目显示清单中看到。如图3-85所示，原发票记录的应收项（借方）1800000000和现在收款产生的应收项（贷方）1400000001都以红灯形式显示，表示未清账。

路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>应收账款>账户>显示余额（查询到结果后双击余额）

事务代码：FD10N



图3-85

虽然都未清账，但是仍然可以从“分配”字段看到收款和发票的关联：在收款凭证的应收行项目上，分配字段体现为“对应发票的凭证号+会计年度”。由于发票凭证和收款凭证的分配字段都相同，因此可以针对分配字段进行金额小计，这样可以查看每张发票最终余额剩多少。

同时，在凭证行项目中可以看到支付对象的信息（光标置于收款凭证的应收行项目，单击“显示凭证”按钮，即可看到），如图3-86所示。

图3-86

综上所述，部分清账与剩余清账还是有较大差别的，主要体现在操作方法、产生的凭证和清账效果3个方面。两种方法各有优缺点，没有哪一种方法是完美的。当一笔发票被多次支付一部分金额后，清账关系将会很难理清。其实，对于企业而言，最朴素的需求就是希望知道一张发票被支付了一笔款项后，原金额是多少，还剩多少钱未付。但在SAP中，如果发生了多次支付，无论是哪种方法，都难以直观地实现这个简单需求。不管怎样，企业必须在两种方法中选择一种相对能接受的方法。

提示

SAP有一个比较生僻的报表“托收管理”，事务代码为FDM_COLL01。该报表可以按照发票分析其原始金额、已付金额和剩余金额。其选择界面如图3-90所示，运行结果如图3-91所示。如果选中某一张发票，单击“Invoice History”按钮，则可以看到它历次被清账的情况，如图3-92所示。

图3-90

图3-91

图3-92

延思考伸2

剩余清账产生的未清项是否会改变原发票的欠款天数？

例如，原发票是2月2日到期（付款条件为即期付款，收付基准日为2月2日），在2月23日收到部分款项后，做剩余清账产生新的未清项，该未清项的付款条件是沿用先前发票的付款条件还是新的付款条件，收付基准日是以2月2日为准还是以2月23日为准呢？如果都是前者，就是合理的；如果都是后者，就是不合理的，因为它会改变原发票的欠款天数。

从图3-89中可以看到，新的未清项继承了原发票的收付基准日和付款条件。这是可以令用户放心的结果。

但是，这取决于客户主数据上公司代码视图的容差组.

清账时是否允许小额尾差的存在？

前面业务操作曾经提到，“一般情况下，只有在未分配的金额变为0的时候，凭证才能过账”。但是，在有的情况下，企业会在客户付款时将零头予以抹掉。例如，发票金额100000.25元，但收款时，客户支付100000.00元。在系统中输入收款并清账时，输入金额=收款金额=100000.00元，已分配金额有以下两种情况。

（1）只支付发票的100000.00元，剩余的0.25元作为未付的欠款。

（2）支付发票的100000.25元，差额的0.25元被当作零头抹掉。

在第（2）种情况下，已分配金额=100000.25元，未分配金额=-0.25元，如图3-95所示。

图3-95

如果后台已经做了与“小额尾差”相关的配置（容差、过账科目），则系统会将原发票清掉，并将0.25的差额记入相应的科目（一般配成“财务费用”科目）。

5.2、 收款时不清账事后清账

企业并不总是在收款的时候就能找到对应核销的发票，而是要等到销售人员确认，然后才知道核销哪张（些）发票。在这种情况下，收款的录入，有多个事务代码可以操作，只要最终能实现凭证的记账就行。例如，F-02（输入普通凭证，但要手工修改记账码）、F-27（输入客户的贷项凭证，也要修改记账码），还可以在F-28中变化操作模式。

延伸思考

是不是所有的事后清账，产生的会计凭证都是没有行项目的？

并不是所有的清账凭证都是没有行项目的。在以下情况下也会产生有行项目的凭证。

（1）正项和负项的原始净额不能完全相抵，只能抵掉一部分金额（如正项1000元，负项980元，只能抵掉正项1000元中的980元）。

（2）正项和负项有不同的分配属性。例如，一方有业务范围，而另一方没有业务范围，或两方有不同的业务范围。

（3）正项和负项相抵，交易货币可以抵平，但由于历次交易汇率不同，本位币产生了汇兑损益。

（4）正项和负项相抵，第一本位币金额可以抵平，而第二本位币金额或第三本位币金额不能完全抵平，产生了汇兑损益。

（5）行项目中包含有特别总账标志的清账（参考3.6节）等。

5.3 收款的冲销与清账的重置

如果收款输入错误，在冲销时，需要考虑其是否清账。如果清账了，不能直接使用总账模块介绍的FB08事务代码冲销，系统会提示“凭证含有已结算的项目-不可冲销”（消息号：F5308），如图3-111所示。

图3-111

在这种情况下，必须先重置清账，然后才能冲销收款，或者在重置清账的时候选择“重置并冲销”。如果没有清账，则可以直接用FB08事务代码冲销。图3-112完整地显示了收款凭证冲销的处理过程。

没有清账的收款，其冲销方式比较简单，直接使用事务代码FB08就可以操作，详见2.4.8小节，此处不再赘述。

6、 预收款的处理

本节介绍预收款如何输入。它可以直接输入，也可以基于预付订金请求业务输入。

6.1、 预收款的直接输入

企业收到客户的付款，并不总在发票开出之后。有时，出于谨慎的考虑或者业务的需要，要求客户预先支付一笔款项，这就形成了预收款。预收款产生的凭证如下。

Dr：银行存款

Cr：预收账款（客户）

其中，贷方要反映到客户头上。但我们知道，在客户主数据上，统驭科目已经设成了应收账款（140000），因此这里需要使用“特别总账标志”A，使其转换出另一个“统驭科目”：预收账款（170000）。这是在后台配置中定义的。如图3-120所示，针对科目类型D（客户）、特别总账标志（Special G/L indicator，简称SGL标识）A（表示预付款，即预付订金）这一条目。单击“选择”按钮，可以看到，当统驭科目是140000的时候，转换出的特别总账科目为170000。

路径：IMG>财务会计（新）>应收账目和应付账目>业务交易>收到的预付款>定义客户预付款的统驭科目

事务代码：OBXR



图3-120

提示

由特别总账标志转换出的特别总账科目也是统驭科目。在科目主数据设定时必须注意。

6.2、 通过预付订金请求输入预收款

在SAP中，还有一种功能称为“预付订金请求”。它是由企业向客户发出的一种通知或要求。例如，在企业与客户签订的合同中，约定了“合同签订10日内由客户支付订金”，那么就可以向客户开出一张“预付订金请求”的通知，到期日为10天之后。等客户支付了这笔款项后，可以在输入预收款业务时，选中先前的“预付订金请求”，快速输入。

预付订金请求也需要反映到客户头上，并输入“特别总账标志”为“预付订金请求”（F）。在后台也必须定义预付订金请求对应的科目，只不过并不生成常规的会计凭证。如图3-130所示，针对统驭科目为140000（应收账款）的客户，如果应用特别总账标志F，可以带出196000（预收款请求）的科目。



图3-130

路径：IMG>财务会计（新）>应收账目和应付账目>业务交易>收到的预付款>定义客户预付款的统驭科目

事务代码：OBXR

提示

由特别总账标志转换出的科目也是统驭科目。在科目主数据设定时必须注意。

7、 应收票据的处理

企业收到客户的付款，有可能是银行承兑汇票或商业承兑汇票，在财务核算上统称为“应收票据”。它一般约定有到期日（如6个月后到期）。企业在收到票据后，可能在到期日承兑，也可能在到期日前贴现或者背书转让，用于支付供应商的应付款。

按照应收票据的先后业务，本节分别介绍应收票据的接收与清账、应收票据的承兑、应收票据的贴现和应收票据的背书转让。

7.1、 应收票据的接收与清账

企业收到应收票据时，编制的会计凭证如下。

Dr：应收票据（客户）

Cr：应收账款（客户）

借方和贷方都要反映到客户头上。贷方可以取自客户主数据上的统驭科目，借方则必须借助特别总账标志W（“承兑汇票”）。

如图3-140所示，客户统驭科目为140000（应收账款）时，如果输入特别总账标志W的业务，系统会带出特别总账科目125000（应收票据）。

图3-140

路径：IMG>财务会计（新）>银行会计核算>业务交易>汇票业务>应收汇票>请求应收汇票>定义应收汇票的备选统驭科目

事务代码：OBYN

提示

由特别总账标志转换出的特别总账科目也是统驭科目。在科目主数据设定时必须注意。

7.3、 应收票据的贴现

应收票据在到期日前，企业出于资金周转的需要，可能会将持有的票据送交银行，提前贴现，获得银行存款，同时支付相应的贴利现息。

应收票据贴现时，企业编制的会计凭证如下。

Dr：银行存款

Dr：财务费用（反映贴现利息）

Cr：应收票据

在SAP中，应收票据的贴现可以使用专门的菜单和事务代码。

路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>应收账款>凭证输入>汇票>贴现

事务代码：F-33

7.4、 应收票据的背书转让

企业如果一方面存在对供应商的应付账款，另一方面又持有客户送来的承兑汇票，出于提高自己资金流动性的考虑，可以与供应商协商，将持有的汇票背书转让给供应商，由此清掉对供应商的应付账款。此时，企业编制的会计凭证如下。

Dr：应付账款（供应商）

Cr：应收票据（客户）

其中，贷方要记到客户头上，并通过特别总账标志W实现“应收票据”科目的记账；借方要记到供应商头上，并对供应商的未清项进行清账。

针对应收票据的接收、承兑、贴现和背书转让，都是在同一个路径（事务）中完成。虽然SAP在应收票据方面还开发了其他的事务代码，但是只要最终的操作目的达到了即可。最终的操作目的有两个：一是实现账务上的借贷处理；二是实现相应未清项的清账。有心的读者还可以想想使用其他的事务代码来操作，如总账模块下的F-04（过账并清账）、应收模块下的F-30（清算转账），不妨尝试一下。

8、 客户的其他特别总账业务

对于平时发生“应收账款”交易的客户，其主数据上，定义的统驭科目为“应收账款”，但企业也有可能与之发生其他特别总账业务，如“其他应收款”“其他应付款”的往来业务。

例如，企业在投标过程中，缴纳的投标保证金，在缴纳时，使用“其他应收款-保证金”核算，并核算到客户；收回时，清掉这笔“其他应收款-保证金”。

再如，生产和销售玻璃的企业，将玻璃销售给客户时，为了避免玻璃在运输途中发生破损，提供专门的集装架，将玻璃分层码放。使用该集装架，客户需要支付一笔押金；使用完毕后，客户将集装架还给企业，收回押金。企业可以使用“其他应付款-集装架押金”核算到客户。

由于客户主数据上已经定义了“应收账款”作为其统驭科目，因此，对于此类业务，需要使用特别总账标志（特别总账的事务类型为“其他的”，区别于“订金/订金请求”和“汇票/汇票请求”），以转换出所需要的特别总账科目。在SAP中，预定义了“其他的”特别总账标志G-保证金、H-安全押金，如图3-159所示。当然，用户还可以根据需要自定义特别总账标志，以转换出不同的特别总账科目。

路径：IMG>财务会计（新）>应收账目和应付账目>业务交易>带有备选统驭科目的过账>其他特殊总账事务>为客户定义备选统驭科目

事务代码：OBXY

9、 定期处理

应收的业务是承接销售末端的，因此，在每个会计期末，业务上要确保当月应该开票的业务都要开完票，形成相应的应收款和收入。此外，应收模块中月末需要操作的是对外币的客户未清项进行重估。

每年年初，则需要对客户的余额进行结转，将上一年末余额结转到本年初。

9.1、 月末操作：外币评估

月末对客户外币余额的重估，和总账模块的操作在同一个事务中。此处不再详述，详见总账模块（2.6.3小节）。

9.2、 年初操作：客户余额结转

在查询客户余额时，可以看到按期间列示的条目，第一行称为“余额结转”（参见3.9节）。该行的累计余额代表上一年度遗留下来的余额，也就是年初余额。对于客户余额，需要执行余额结转，才能将上一年度遗留下来的余额结转到本年初；否则，本年初是看不到来自上一年度余额的。

10、 应收模块设计的流程和方案要点

本节列举应收模块在实施过程中，通常设计的流程和流程中应包含的方案要点（不涉及具体方案），仅供参考。在企业实施过程中，可能因实际业务不同，有所差别。

表3-9介绍了应收模块设计的流程和方案要点。