文档管理系统解决方案
在所有研究机构及已通过或正努力通过ISO9001标准的单位中,一般存在大量的工程与技术文档,人工管理及检索这些文档工作量非常大,极大地影响了工作效率;同时由于某些文件通常存在多个版本,如何保证工作人员手中文件版本的一致性是文档管理中经常要遇到的问题。
为了解决上述问题,必须利用计算机软件来实现。这样的软件应具备如下特征:
- 适用于工程与技术文档的全部生命周期,即从创建文件到评审、批准、进入受控状态,在经历管理、修改、再修改等过程。
- 必须支持网络,支持大型团队协同使用。
- 具备自动化办公的功能,如电子邮件、支持公文等。
软件概述
传统的管理与保存文档的方式是人工生成与保管文件(包括:生成、传阅、审批、进入受控状态等),文件通常是保存在文件柜中的。
由于文件数量多,版本复杂,在实际使用中经常出现问题,例如:文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本应用方案旨在解决所有单位对大量工程与技术文档的管理,达到并保证工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性,同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高科研单位日常办公及管理的自动化。
本软件是基于C/S结构的局域网软件系统,以微软的Windows为运行平台,使用了微软的Exchange Server 2000的Active Directory目录服务,与Windows操作系统高效结合,提高了系统的稳定性与易用性,具体表现在以下几个方面:
- 本软件的邮件服务器使用Exchange Server 2000;
- 本软件的邮件客户端使用了Exchange Server的客户端软件Outlook;
- 本软件的用户管理使用了Exchange Server的Active Directory目录服务的用户管理部分,使软件用户与Active Directory用户结合;
- 本软件的公告、通知的提示是以Exchange Server的客户端软件Outlook为信息通道,实现了公告、通知提示的实时、快捷性。
软件功能(模块)
- 文档生成模块
包括文档建立、审批流程、批准、进入受控状态,本模块保存文档建立整个过程信息,例如流程、审批意见等。 - 文档管理模块
包括分类保存、查询、报表、修改、保存修改过程信息。文档管理是文件的受控过程。 - 电子通知
电子通知借助电子邮件功能向指定人员发送特定信息,并能跟踪信息的流向以及反馈信息。发送者可以看到通知接收人是否看过该通知。 - 电子公告
向全体人员发送特定信息,但不要求有反馈信息。 - 电子邮件
电子邮件是信息传送的通道,同时有利于办公自动化更好的实现。 - 文件服务器模块
文件服务器是一个具有客户端与服务器端的软件模块,它具备分布式网络文件系统的功能,同时还具有自动增量备份的功能。文件服务器的服务器端软件运行在文件服务器计算机上,文件服务器的客户端模块嵌入到文档管理系统的客户端软件中。 - 数据库服务器
数据库服务器保存处理系统信息。 - 流程定制模块
用于定制、管理文件生成流程。增加以下模块:技术状态管理模块、网络会议 - 用户管理器
分级用户管理,管理用户的信息,定义用户的权限。 - 上下文管理器
管理本系统所应用的上下文信息,例如当前用户信息,用户的状态、应用程序的状态等。上下文管理器是各个模块间信息流通的通道。 - 通行证管理器
根据当前用户的信息及权限定义检查操作是否可进行,防止非法用户入侵系统。
成功案例介绍
背景情况
航天工程对科研管理的规范性要求极高,工程技术文档的更改控制比较严格,在人工操作的状态下会耗费大量的人力和物力且很难保证工程技术文档在技术人员手中的版本的一致性,影响工作效率的提高。
业务实施的过程
空间中心《工程管理自动化信息系统》是瑞软文档管理系统的一个典型应用。空间中心作为航天科学的研究机构,每年都会产生很多工程文档与公文,过去整个研发系统各个研究室计算机未能全部连网,各种文档有专门的人进行管理,耗费了大量人力,且纸印文件必须提供文件柜来存储,很浪费空间。通过使用《工程管理自动化信息系统》,大大改善了科研环境。
系统网络图
系统功能图
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2022/11/19 21:17:05 - 钉钉提示请勿通过开发者调试模式_钉钉请勿通过开发者调试模式是真的吗好不好用...
钉钉请勿通过开发者调试模式是真的吗好不好用 更新时间:2020-04-20 22:24:19 浏览次数:729次 区域: 南阳 > 卧龙 列举网提醒您:为保障您的权益,请不要提前支付任何费用! 虚拟位置外设器!!轨迹模拟&虚拟位置外设神器 专业用于:钉钉,外勤365,红圈通,企业微信和…...
2022/11/19 21:17:05 - 配置失败还原请勿关闭计算机怎么办,win7系统出现“配置windows update失败 还原更改 请勿关闭计算机”,长时间没反应,无法进入系统的解决方案...
前几天班里有位学生电脑(windows 7系统)出问题了,具体表现是开机时一直停留在“配置windows update失败 还原更改 请勿关闭计算机”这个界面,长时间没反应,无法进入系统。这个问题原来帮其他同学也解决过,网上搜了不少资料&#x…...
2022/11/19 21:17:04 - 一个电脑无法关闭计算机你应该怎么办,电脑显示“清理请勿关闭计算机”怎么办?...
本文为你提供了3个有效解决电脑显示“清理请勿关闭计算机”问题的方法,并在最后教给你1种保护系统安全的好方法,一起来看看!电脑出现“清理请勿关闭计算机”在Windows 7(SP1)和Windows Server 2008 R2 SP1中,添加了1个新功能在“磁…...
2022/11/19 21:17:03 - 请勿关闭计算机还原更改要多久,电脑显示:配置windows更新失败,正在还原更改,请勿关闭计算机怎么办...
许多用户在长期不使用电脑的时候,开启电脑发现电脑显示:配置windows更新失败,正在还原更改,请勿关闭计算机。。.这要怎么办呢?下面小编就带着大家一起看看吧!如果能够正常进入系统,建议您暂时移…...
2022/11/19 21:17:02 - 还原更改请勿关闭计算机 要多久,配置windows update失败 还原更改 请勿关闭计算机,电脑开机后一直显示以...
配置windows update失败 还原更改 请勿关闭计算机,电脑开机后一直显示以以下文字资料是由(历史新知网www.lishixinzhi.com)小编为大家搜集整理后发布的内容,让我们赶快一起来看一下吧!配置windows update失败 还原更改 请勿关闭计算机&#x…...
2022/11/19 21:17:01 - 电脑配置中请勿关闭计算机怎么办,准备配置windows请勿关闭计算机一直显示怎么办【图解】...
不知道大家有没有遇到过这样的一个问题,就是我们的win7系统在关机的时候,总是喜欢显示“准备配置windows,请勿关机”这样的一个页面,没有什么大碍,但是如果一直等着的话就要两个小时甚至更久都关不了机,非常…...
2022/11/19 21:17:00 - 正在准备配置请勿关闭计算机,正在准备配置windows请勿关闭计算机时间长了解决教程...
当电脑出现正在准备配置windows请勿关闭计算机时,一般是您正对windows进行升级,但是这个要是长时间没有反应,我们不能再傻等下去了。可能是电脑出了别的问题了,来看看教程的说法。正在准备配置windows请勿关闭计算机时间长了方法一…...
2022/11/19 21:16:59 - 配置失败还原请勿关闭计算机,配置Windows Update失败,还原更改请勿关闭计算机...
我们使用电脑的过程中有时会遇到这种情况,当我们打开电脑之后,发现一直停留在一个界面:“配置Windows Update失败,还原更改请勿关闭计算机”,等了许久还是无法进入系统。如果我们遇到此类问题应该如何解决呢࿰…...
2022/11/19 21:16:58 - 如何在iPhone上关闭“请勿打扰”
Apple’s “Do Not Disturb While Driving” is a potentially lifesaving iPhone feature, but it doesn’t always turn on automatically at the appropriate time. For example, you might be a passenger in a moving car, but your iPhone may think you’re the one dri…...
2022/11/19 21:16:57