我们经常会在Excel表格中进行数据的核对修改，如果要在第一时间知道哪些数据被修改过，通过对修改过的数据做出标记是快速识别这类数据的好方法。利用Excel的有关组件，我们就可以实现被修改数据的标记功能。下面，我们以在Excel 2019中操作为例来说明。

 

       1. 用好突出显示修订 修改数据轻松标记

 

       对于数据修改，Excel自带突出显示修订功能。不过Excel 2019默认没有显示修订菜单，需要点击“文件→选项→自定义功能区→不在功能区中的命令”，在右侧定位到“审阅”，点击“新建组”，接着定位到“新建组”，然后将左侧的“追踪更改（旧版）”菜单添加到该组中（图1）。

 

 

 

       返回Excel窗口，点击“审阅→追踪更改（旧版）→突出显示修订”，勾选“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”，时间选择全部，位置选择B2:B7的数据（图2）。

 

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       这样，当我们在原始工作簿中对数据进行修改时，在修改的单元格中就会添加三角形标记，鼠标移到修改位置可以看到修改者和原始数据（图3）。

 

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小提示：

 

      如果使用Word 2019，默认就有修订菜单，若是觉得上述添加菜单操作麻烦，也可以直接将原始工作表粘贴到Word中，接着点击“审阅→修订”，这样在Word中修改的数据会在修改行前添加红色修订标记，点击可以看到修订前后的数据对比（图4）。

 

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       2. 设置条件格式 修改更醒目

 

       突出显示修订需要设置工作簿为共享模式，并且对每个修改区域手动选择才能显示修订。借助条件格式设置则可以解决突出显示修订的不足，不仅可以使用醒目的颜色标注修改数据（不是像突出显示修订那样使用三角形标记），而且可以使用单独列显示原始数据（无需手动选择），当然也无需设置工作簿为共享模式。

 

在原工作簿中新建工作表，然后将数据都复制一份到新表中，点击“开始→条件格式→新建规则”（注意：如果原来的表格数据设置了“突出显示修订”，那么需要取消这个设置才能设置条件格式，否则条件格式菜单不可用）。在打开的窗口中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，在公式栏输入“=B2<>Sheet2!B2”（即两个表格的B2值不相同），点击“格式”，设置符合条件时单元格背景颜色填充为红色显示（图5）。

 

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       点击“条件格式→编辑规则”，选中上述新建的规则，在“应用于”选择B2:B7数据区域。如果有多个区块数据，按住Ctrl键进行多选即可。这样上述区域的数据发生变化时，就会应用设置的条件格式（图6）。

 

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      为了便于比对修改前后的数据，可以在C1中输入“修改提示”，在C2中输入公式“=IF(B2<>Sheet2!B2,"数据已改，原始数据是"&Sheet2!B2,"")”，表示当表1的B2数据修改后，在C2显示“数据已改，原始数据是表2复制的数据”，将公式下拉填充。接着右击Sheet2选择“隐藏”，这样当我们在原始工作表修改数据后，由于修改后的数据和Sheet2的不同，修改的数据单元格就会自动填充为红色，同时在C列则会提示数据已经修改，并会自动显示原始数据值（图7）。

 

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       3. 简单高效 使用VBA设置修改为数据上色

 

        如果需要标注的文档很多，或者工作簿包含多个工作表，那么每个表都要重复设置上述条件，操作效率不高。这时，我们还可以借助VBA代码实现数据变动全局自动上色。

 

      选中上述原始工作表，右击选择“查看代码”，在打开的窗口中输入下列代码（图8）：

 

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       Dim x

 

       Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

 

       If Target.Value <> x Then Target.Interior.Color = vbRed

 

       End Sub

 

      代码解释：这里先使用DIM语句设定一个变量，然后使用代码对变量进行校验，当活动单元格输入新值时就自动填充为红色（代码vbRed，可以自行更改为其他颜色）。

 

       返回Excel窗口，只要我们对数据进行了更改，那么更改数据（当然也包括文字等任何修改）的单元格就会变为红色，默认是对整张工作表生效，也可以设置代码对整个工作簿生效，这样工作簿中任何数据的变动都会自动标红（图9）。

 

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