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Thunderbird 邮件签名三个实现方式

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Thunderbird 邮件签名三个实现方式

Thunderbird 使用有一年多了,有着 Mozilla 软件的血统它,跨平台、简洁实用、可定制性,稳定高效是让我在使用中感觉最舒心的。不过,有一个功能初次要用时,感觉不是很方便,那就是邮件签名,软件自带邮件签名功能太单一,只支持一个签名,当然,不同的帐号可以设置不同的签名。细细想来,这样的设置对于一般用户来说也够了。

很多邮件客户端软件都支持邮件签名,在邮件内容末尾签上自己的名字,并附加一些信息,比如公司名称、个人职务、联系地址、电子邮件地址、电话什么的。在 Tunderbird 中,要实现邮件签名,有三个方式,分别是内置签名设置、邮件模板、扩展插件,下面就一起来看看:

方案一:软件内置签名功能
        Thunderbird 内置的邮件签名功能,可以自动在邮件中插件所指定签名文件中的内容,比如文本文件、HTML 文件、图片文件(多种格式支持)等。一般用户,最基本的,可以使用文本文件。如果签名中涉及非常用系统内置字体,比如使用草书写字进行签名,或者扫描件,建议使用图片。使用最为方便,内容可以表现最为丰富的要数 HTML 文件,我们可以在文件中通过字体样式、调用外部图片等来丰富内容。

使用此功能前,首先我们得创建一个签名文件,注意这个签名文件不像 SSL 证书概念中的签名文件,在这里,仅是指包含你的签名内容的外部文件。你可以根据上面所建议的决定文件内容格式,在这里,我使用了一个 HTML 文件,内容显示在浏览器上的效果如下图所示:

建议你将此文件保存至 Thunderbird 存储邮件目录中,这样将不容易丢失签名文件,在备份 Thunderbird 时也可以一同备份。有了签名文件,那我们接下来就可以设置使用这个文件内容来做签名了。

1. 打开 Thunderbird 的 Tools(工具)菜单,选择 Account Settings(帐户设置)菜单项。
2. 弹出的 Account Settings(帐户设置)对话框,如下图所示,请从左边帐户列表中选择要设置签名的帐户,在这里,我选择了我其中的一个邮件帐户。

3. 在右边的详细设置选项中,勾选 Attach this signature(附加此签名)选项。
4. 单击下面的 Choose(选择)功能按钮,打开选择签名文件的对话框。请定位到保存你签名文件的目录并选择签名文件。
5. 回到 Account Settings(帐户设置)窗口,单击 OK(确定)按钮保存设置。到此,你成功为此某邮件帐号设置了签名,接下来,当你写新邮件时,Thunderbird 自动将你所指定签名文件的内容附加到邮件的末尾。我的最后设置截图如下:

我们来看看最后的效果,下面是我新建一邮件后,TB 自动将签名插入进来的效果图:

优缺点分析:
1)优点:最小化安装的 Thunderbird 即可实现,设置也非常简单。
2)优点:同时支持新建邮件、回复邮件、转发邮件等应用情景。
3)缺点:只支持一个签名文件,对于复杂应用情景无能为力。
4)缺点:对于回复邮件、转发邮件的应用情景,签名是插入到邮件的末尾处,感觉不便。通常我们回复邮件、转发邮件,我们的内容是写在邮件的最开始处的,签名理应插入到那里才对,但软件毕竟是软件,它没有人的大脑那种分析功能。不过,希望 Mozilla 开发团队在后续的版本中能改善这一点。

方案二:邮件模板
根据前面所述,如果我们要对内部邮件和外部邮件使用不同的签名,通常对于内部邮件,无需带公司名称及广告语、公司地址等信息,给非内部同事发邮件时才会附加这些信息。那么 Thunderbird 内置的签名功能(方案一所述)则实现不了,它只能附加一个文件,除非你不嫌麻烦:每次发邮件前都去改一下所附加的签名文件,设置不同的文件。

后来经过测试发现,我们可以使用邮件模板的功能来达到,我们创建多个邮件模板,每个模板设置不同的签名内容。下面来看个实例:
需求: 对于内部、外部两种邮件使用不同的邮件签名。
实现: 创建 2 个模板,分别在各自的内容中插入签名内容。
步骤:
1)准备好两个签名内容。
2)新建一邮件,收件人、标题等保留空白。
3)插入签名内容:可以手动直接在邮件内容区域输入自己的签名内容,并通过格式工具栏设置好格式,这一方式比较方便,可视化操作。比如下我对于个人邮件的内容如下:

4)插入签名内容:上面第 3 步是直接手动输入内容,如果我们有了方案一所创建的 HTML 文件,那么我们可以在这里直接插入 HTML 代码,即将 HTML 代码复制过来。方法是使用文本编辑器打开签名文件(HTML 文件),将<body>与</body>之间的代码复制至剪贴板,然后在模板定制窗口选择 Insert(插入)菜单中的 HTML… 菜单项,弹出一个对话框,将剪贴板内容粘贴过来,保存,回到新邮件窗口,签名内容即自动设置好了。如下图所示:

5)单击 File(文件)菜单,选择 Save as(另存为)- Template(模板)菜单项,保存后自动在 Templates 文件夹中保存了一模板邮件。

此时,为其中一个签名创建了邮件模板,另外一个签名,重复上面 2 到 5 步的步骤操作即可完成。完成模板创建后,在需要写新邮件时,找到包含正确签名内容的模板邮件,双击打开,填好收件人、抄送者后,填写邮件内容发送即可。

优缺点分析: 使用邮件模板来实现邮件签名,解决了方案一只能设置一个签名的问题,但还是没有解决将签名应用到回复、转发邮件情景中。这个问题,要通过第三个方案来处理了。详细请继续查看本文章。

方案三:扩展插件
经过试用前面两个方案,感觉都不理想后,我就继续寻找其他的方法,我想应该有办法的,因此就搜索外挂插件来实现可以自如切换邮件签名的需求,现在已找到比较完美地解决方法。

有一个 Signature Switch 的功能扩展可以实现手动、自动插入签名至邮件中。插件下载地址为 https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/611,安装方法就不用介绍了,下载保存,在 Add-ons(扩展)中加载安装即可。

安装完成后,打开 Add-ons(扩展)管理界面,选择 Signature Switch ,点击其 Options(选项),会打开 Signature Switch Options 对话框,如下图所示:

在上图中,我们可以在 Main(主要)选项卡中看到 Signatures 选项区有 Add(添加)、 Edit(编辑)、 Delete(删除)按钮,说明我们可以自由地实现多个签名文件。下面我们就来试试:
1. 单击 Add(添加)按钮,打开一个 Set signature 对话框,下图所示。其中 Description 选项是给签名取个描述;Path 选项就是选择指定签名文件,可以单击右边的那个 文件夹 图标来选择。Shortcut 选项则是可以为这个选项指定一个快捷键,在需要插入此签名内容时,按下快捷键即可,扩展插件作者考虑的真周到。在对话框的下半部分有一个 AutoSwitch(optional)(自动切换[可选项])选项,仔细看其描述说明,意思是指如果在邮件中发现收件人在下面所添加的电子邮件地址列表中则将会自动使用这个签名。邮件地址还可以使用通配符字符,真是方便啊。这个自动切换功能,也可应用于 Newsgroups(新闻组) 和 Mailinglists(邮件列表)情形。

对于内部邮件,通常邮件地址的域名都是一样的,所以内部邮件签名,建议使用这里的自动切换功能来自动插入签名,不用自己去选择,哪怕按个快捷键也是额外的工作。呵呵~不过,也要提醒一下,这个自动切换,对于新邮件倒是挺好用,但对于回复邮件和转发邮件,它会自动将签名内容插入到邮件的最末端,这样的实现我感觉还有待改进。话又要说回来,我测试了,当我们在选择收件人时,若发现与设置的地址列表中有匹配的,此扩展插件是立即将签名插入到邮件中,因为这时我们的光标是在邮件收件人填写区域,扩展插件的脚本是不能判断我们回复时,是将内容写在其他邮件内容的前面,还是后面,程序脚本是难以判断的。

可能有的人会说设置一个选项来控制是插入到最前面还是最后面即可解决问题,其实还是会遇到问题。我们可以想想,有的人是先写完邮件内容才会去设置收件人列表的,这时,插入到邮件内容最前面也是错误的,那插入到中间,程序脚本根本就无法正确判断该插入到哪一行,程序脚本一旦人为设置后就是死的,不像人的大脑那么聪明,因此,我又回过头说,如果你极少回复或转发邮件,通常都是新写邮件,那么就用自动切换吧,反之呢,还是人为切换为好。

2. 设置完毕,单击 OK(确定)按钮回到扩展插件设置选项对话框,我们来看看其他一些重要的设置选项。除了 Main 选项卡,我们还可以看到 Miscellaneous(杂项)、Advanced(高级)、Help(帮助)三个选项卡,这三个选项卡中的设置保留缺省即可够用。

在 Main(主要)选项卡里还有一个较为重要的设置选项,那就是 Show ‘Signature Switch’ in context-menu(在关联菜单中显示签名切换菜单项),这个设置建议勾上,使得我们在编辑邮件时,若要插入签名,单击鼠标打开右键关联菜单,会有一个 Signature Switch 菜单项,打开它会显示一个子菜单,里面就列有我们在第 1 步所设置的签名,以 Description(描述)字段内容显示清单,选择其中一个即可在光标位置处插入邮件签名。

3. 经过上面的设置,现在我们可以应用这个扩展插件了。新建、回复或者转发一封邮件都行,若你有设置自动切换,选择符合条件的收件人,你会发现邮件末尾处自动插入相应的签名了。若你没有设置,我们可以通过下面几个方法来插入签名:1)快捷键,你没有设置?一边凉快去!2)如下图所示,打开邮件编辑窗口的 Options(选项)菜单,这时会比平时多了一个 Signature Switch 的菜单项,它还有子菜单,展开后,我们可以看到刚才在第 1 步设置的签名文件(列表),选择其中一个,我们的邮件内容立即发生了变化。3)在邮件内容编辑区域,单击鼠标右键,在关联菜单中会比平时多一个Signature Switch 的菜单项,它还有子菜单,展开后,我们可以看到刚才在第 1 步设置的签名文件(列表),选择其中一个即可插入对应的签名内容。

在测试中我还发现一个有意思的,就是我们在第 3 步插入签名时,如果有多个签名,选择了其中一个,扩展插件将签名内容立即插入到邮件中,此时,若我们选择另外一个签名,扩展插件的脚本非常聪明,它不是在末尾再插入新选择的签名文件内容,而是替换刚才选择的那个,做到真正的切换,贊一个!

优缺点分析:
1)优点:可实现的功能可以说是三个方案中最完善的。
2)优点:同时支持新建邮件、回复邮件、转发邮件等应用情景。
3)缺点:需要安装额外的扩展(附加软件)来实现,对于 Thunderbird 新手来说有一定的难度,不过我想,当你看完此篇文章后,你会很快学会的。

好了,到此我们学会使用三个不同方式在 Thunderbird 中实现邮件签名,各个方案各有优缺点,请根据您的应用需求不同选择一种实现方式。


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