原标题：如何克服Excel恐惧症？建立良好的制表习惯或许可以帮到你

两年前，当我在简历上写下「熟练使用 Excel」并将它递到一家家公司求职时，内心可以用毫无底气来形容。一方面，我简直对数字毫无敏感度（事实证明这种感觉可以通过重复和刻意练习来培养）；另一方面，彼时的 Excel 在我心中简直是一个庞然大物，菜单栏的每一个 Tab 中似乎都放着我看不懂的内容。

而在度过了几乎天天与 Excel 打交道的两年之后，我的 Excel 技术总算达到了工作要求的及格线——做出一张干净整洁、无需解释也能让同事明白的底稿。

Excel 或许终将被时代淘汰，但到目前为止它还是一款不可或缺也确实好用的办公软件。 怎样做出一张简洁清晰可复用的 Excel 底稿？我觉得比复杂的函数、快捷键、VBA 更重要的，是树立正确的工作意识和一以贯之的使用习惯。

文章篇幅过长，我将以上下两篇的形式分享给大家。

本文适用对象：会用到 Excel 进行日常办公但还有点怵头的人（进阶用户不需要阅读）

树立「工作底稿」的意识

在工作中，不管是出于什么目的需要使用 Excel 进行计算分析，一般意味着有一定的计算量和数据价值。因此，凡是用 Excel 进行的数据分析工作，哪怕仅仅为个人所用，也最好形成「工作底稿」的意识。

1. 工作底稿是什么

工作底稿（working paper） 是一个在财税工作中常常使用到的词。财税工作的成果往往以报告等形式出现，且在报告中不会展示计算过程，而计算过程则成为历史文件。但这些「历史文件」又不是可以永远尘封——1 个月后的你、你的同事、你辞职后的继任者（下文统称为「目标读者」）都随时可能会查看这份底稿，反复检验或者借鉴当时的工作方法和结论。因此， 做一份「能得到所有信息且看起来不费劲」的工作底稿至关重要。

对于工作重心不是数据处理和分析的人来说，数据分析可能只是工作中的一个小点缀，向同事或接任者交代计算过程的需要没有那么强烈，但 让自己随时对数据有把握也很重要——你也不希望下一次打开自己制作的表格时看到的都是些未完工的半成品，然后在理解自己上一次天马行空的计算过程中耗费大量时间。

因此，对于所有会使用 Excel 进行数据分析的人来说，在日常工作中也最好树立「工作底稿」的意识，让自己有把握永远拥有最新版本的底稿、且能及时追溯回任一时点的底稿版本。任何拥有必要专业背景的人（以及日后的自己）翻看底稿时，都能快速明白底稿中的计算逻辑并验证计算结果。

听起来可能有点复杂，而要达成这一切的手段并不是熟练使用 VBA、背出 100 个高阶公式，而是 在正确的意识下培养一些使用习惯。

至于 VBA 和公式——需要的时候再学习以及善用官方帮助文档就好了，对它们不熟悉并不阻碍你使用 Excel。

2. 工作底稿的特点

工作底稿的特点可以用以下三点来形容。在下文中，我也将从这三点展开，解说在编制 Excel 表格的过程中能帮到你的一系列小习惯。

• 可读性强
• 所有数据来源可回溯
• 完整的版本管理

怎样编制「工作底稿」式 Excel 表格

在本节开始前，先统一一下会涉及的几个名词：

• 工作簿 （workbook） 、表格、Excel 表格 ：泛指 Excel 创建的一个 xlsx 或 xls 文件，可包含多个表单
• 表单 （worksheet）：指一个文件中的一张工作表

注：从本章节开始分为上下两部分，想要完整的读完本文，请守好明天本公众号的推文2条

和文章一样，表格也有「可读性」这个属性。

对于逻辑思维和数学思维很强的人来说，他们几乎能读懂一切乱七八糟的表格（致敬），在表格里简单标记也能顺利计算出结果。而对我而言，如果不按照一定的原则进行，计算到半途可能就忘了自己在干什么。如果你也有类似的烦恼，那么 我极力推荐你把「可读性」引入表格制作原则中。

根据我的经验，只要遵循以下原则，一般可以做出一份可读性不错的表格。

（1）只做「从上至下」阅读的表格

一张 Excel 表单最多可扩展至 1,000,000 行和 16,000 列，几乎无限延伸的单元格会让人觉得这几乎是一个「白板」工具。大概不会希望 Excel像大多数白板一样只供一次性使用，所以 按照日常的阅读逻辑编制表格是更明智的选择——从上至下，从左至右。

每张表单中的各个分区都最好「从上至下」纵向排列，将同一区块内的属性横向铺开（先简单记住这个原则，下面的示例会一以贯之地应用）。

如果从某一行向右畅游，既能看到包含了一块原始数据，又能看到根据数据得出的统计结果，就是一种不太好的做法。尤其是三个区块按照“「”的形状展开时，读者会不知道应该先往下读、还是先往右读，造成不必要的迟疑，于是表格的可读性就会降低。

一个简单的判断方法： 想象（或实际）在最靠近 A1 单元格的分区进行「筛选」，不会影响到另一个分区则为通过。

这个原则在越重量的计算中越需要被严格遵循，在简单的计算里遵循也不会有坏处。

（2）数据不要从 A1 单元格开始：添加说明区

「数据不要从 A1 单元格开始」是《为什么精英都是 Excel 控》中的一个建议。但原文的用意是为了表格的美观和灵活，而在这里我想说明「数字以外」的内容的重要性。

如果表格是一篇文章，那么「数据」相当于「正文」，和普通文章一样，为了不让读者一下子撞到硬邦邦的术语和干货，一般会有一个柔和的开头让读者进入自己的语境。

为了让目标读者能对表格内容有更充分的理解， 在数据开始之前，最好把关于这张表格的一切重要信息在数据上方先行说明——原始数据口径、数据来源、制表日期、基本假设、分析方法，以及对理解底稿有帮助的其他内容。这种说明可以出现在任何一张表单中（只要这张表单中的内容需要说明），不过最常出现的场所还是下文会提到的「输出区」上方。

由于我们做的表格「只从上到下阅读」，所以读者在顺着你的逻辑查看时，会更容易读懂表格内容。

注：在下文中，我会使用一个我对 2020 年 1 月负责文章进行数据分析的表格示例（真实数据已隐去），虽然例子简单，但希望能尽可能说明。

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